¿Cómo empaquetar productos para envío correctamente? Te lo explicamos en 4 pasos y 5 consejos

A nadie le gusta que sus productos se dañen durante un envío. No sólo supone una pérdida de dinero, sino también de reputación, algo que nos puede hacer perder aún más dinero. Hay una parte de responsabilidad que puede recaer en la empresa transportista, pero como remitentes también podemos asegurarnos de reducir las probabilidades de que esto suceda. Hay que tener en cuenta que un envío pasará por muchas manos antes de llegar a su destino. Además, una experiencia de desempaquetado (del inglés, unboxing) adecuada generará una buena imagen de nuestra marca, porque hará sentir especial a quien la vive. En este post se puede encontrar información sobre cómo empaquetar productos para envío correctamente, incluyendo aquello que no debemos hacer.

Cómo empaquetar productos para envío en 4 pasos

Antes de centrarnos en qué debemos hacer para empaquetar correctamente, especificaremos los pasos del empaquetado de un producto.

Paso 1. Análisis

Para saber cómo empaquetar un producto, antes debemos analizarlo. El peso y el tamaño, así como la forma y la naturaleza de un producto nos dan una idea del tipo de packaging o embalaje a utilizar.

Si nuestro paquete es un líquido deberá protegerse contra las fugas, así como proteger a otros posibles artículos que vayan dentro del paquete, por lo que hará falta un embalaje especial con plástico y/o plástico de burbuja.

Si el paquete es un papel deberá protegerse no sólo contra fugas sino contra dobleces, de manera que deberá ir en un tubo o similar.

Si el paquete es muy grande, tal vez habrá que dividirlo en partes si es posible, para facilitar su manejo, y prever que siempre vayan juntas para no extraviar una de la otra.

Si el paquete es muy pequeño, seguramente será suficiente con un embalaje simple con un sobre o un sobre con burbujas. También debemos prever posibles normativas especiales para ciertos tipos de producto, y eventuales restricciones de la compañía transportista.

Si el paquete tiene un valor económico elevado o puede deteriorarse fácilmente, será necesario etiquetarlo como “frágil”, hacer un seguro de envío y añadir material de protección adicional y/o especial, por ejemplo, cajas anidadas, es decir, enviar varios artículos pequeños envueltos de forma individual en cajas dentro de cajas más grandes. Siempre debe haber suficiente diferencia entre la caja pequeña y la grande para garantizar que un golpe no afectará al producto. Además, las cajas pequeñas pueden ir aseguradas adicionalmente con inserciones de cartón, de papel burbuja, etc.

Si usamos una caja, debe haber suficiente espacio para material de relleno, del que hablaremos un poco más adelante. El producto no debe tocar los lados de la caja. Dependiendo del producto que tengamos que enviar, podemos recurrir a material de relleno y de amortiguación (de papel de seda -o papel tisú- o de maíz, inserciones de cartón -separadores-, de papel arrugado, de espuma de poliuretano o plástico de burbujas…) Es importante no dejar espacios huecos cuando rellenamos un paquete, para que no se mueva dentro, pero tampoco sobrecargarlo, ya que podría hacer reventar la caja.

Dentro del análisis también debemos tener en cuenta otros factores como nuestra imagen de marca: no sólo podemos querer imprimir nuestras cajas o sobres con nuestro logotipo, sino que debemos pensar en qué imagen queremos dar al cliente cuando reciba el artículo. De esto hablamos más adelante, cuando nos referimos al unboxing o desembalaje.

No está de más elaborar una ficha para cada producto que enviemos en la que especifiquemos qué tipo de embalaje requiere. Como veremos, el análisis es una parte del empaquetado de la cual depende el éxito de las demás, de manera que le hemos dedicado un apartado más extenso porque hay que asignarle un cuidado especial.

Paso 2. Empaquetado

En este punto debemos utilizar el embalaje que hemos decidido en el análisis: montar la caja, introducir en ella el producto, rellenarla con papel o plástico de burbuja e introducir los documentos y otras cosas que deben ir en su interior: albarán de entrega, obsequios, tarjetas, cupones, etc. Esto debe llevarse a cabo de la forma más rápida, ergonómica y eficaz posible, y para ello es necesario disponer de una buena área de empaquetado, como explicamos un poco más adelante.

Paso 3. Precintado

Una vez la caja contenga todo lo que debe llevar en su interior, debemos precintarla con cinta resistente al agua, y de la forma que procure que el paquete no se abra por el camino. Podemos añadir, además, seguridad adicional añadiendo una capa de papel film. Más adelante veremos la mejor manera de precintar una caja.

Paso 4. Etiquetado

La etiqueta de envío es la identidad de nuestro paquete, de manera que debemos procurar que no existe ningún error en ella y que va destinada al paquete correcto. Por eso nuestra mesa de empaquetado puede incluir un soporte para ordenador u otros dispositivos y una impresora de etiquetas para asegurar que cada acción de empaquetado está relacionada con su etiqueta. Si imprimimos todas las etiquetas de antemano es más fácil equivocarnos. Es importante que nos aseguremos de que la etiqueta queda en la parte superior del paquete y se puede leer fácilmente.

5 consejos para empaquetar correctamente nuestros productos

Cada paso de empaquetado de paquetes que hemos mencionado puede mejorar si tenemos en cuenta 5 consejos básicos.

Consejo 1. Crear una estación de empaquetado eficiente

No hace falta ser Amazon: si hacemos varios envíos al día lo más eficiente es contar con una área de nuestras instalaciones para preparar envíos para que los recoja la empresa transportista es muy importante. Según nuestras necesidades puede ser un simple banco de trabajo, también conocido como mesa de empaquetado, con un diseño simple, que pueda alojar las cajas y los consumibles para embalar, y una superficie donde se pueda manipular el producto a empaquetar, y, si procede, un soporte para ordenador si contamos con un sistema de pedidos informatizado, que es el caso de la gran mayoría de empresas.

Con una estación de empaquetado eficiente que responda a nuestras necesidades ahorraremos errores en los pedidos, daños en los productos que empaquetamos y tiempo invertido en buscar accesorios como la cinta de embalar, las tijeras, las etiquetas o las cajas. Todo estará en el mismo lugar y se usará de la misma manera. Seremos rápidos, eficientes y efectivos.

Si nuestros requisitos de envío son más exigentes, podemos contar con mesas modulares con estantes, cajones, paneles para colgar accesorios, etc., y así poder gestionar material como sobres, cajas, plástico de burbujas, rollos de papel, y artículos como cupones, tarjetas de empresa o personalizadas, productos de regalo, así como albaranes, material de escritorio como bolígrafos, clips, etc.

En este post podemos encontrar diferentes tipos de mesas modulares. Para asesorarnos sobre nuestras necesidades, podemos contactar con profesionales como Legro, que darán con una solución adecuada para nosotros, tengamos un pequeño comercio que hace unos pocos envíos a la semana o una nave industrial que sólo se dedica a gestionar pedidos. Hay que tener en cuenta que el material que usemos para embalar influirá en la conformación de la estación de embalaje y viceversa.

Consejo 2. Elegir una caja y los materiales de envío adecuados

En general (y a menudo las empresas de envíos lo exigen) hay que empaquetar cualquier producto con una caja, no podemos simplemente envolverlo con un papel, por grueso que sea. En casos excepcionales como el envío de un papel (un póster, por ejemplo), se puede usar un tubo rígido específico para ese fin.

Debemos asegurarnos de dar con la caja de un tamaño y forma adecuados para nuestros productos, preferiblemente lo más coincidente posible con el tamaño y la forma del producto o productos a empaquetar. Aunque comprar muchas cajas iguales para productos diferentes nos puede resultar más barato, las empresas transportistas suelen tener en cuenta el volumen del paquete para calcular el precio del envío, y no sólo su peso, por lo que tal vez no nos salga a cuenta.

Consejo 3. Priorizar una buena cinta de embalar

Así como en las cajas podemos reutilizar y reciclar cajas de devoluciones que estén en buen estado, no debemos escatimar en una buena cinta adhesiva, dado que usar una de mala calidad que no pegue lo suficiente o demasiado estrecha o sensible al agua o a la presión puede permitir que el paquete se abra por el camino. Existen cintas de plástico, cintas adhesivas de vinilo, cintas de papel reforzada con fibra, etc. para evitar que esto pase.

Además, debemos asegurar una buena manera de precintar. Un método muy efectivo es el que distribuye la cinta en la caja en forma de H, que ayuda a mantener las solapas de las cajas cerradas durante todo el trayecto. Se trata de aplicar cinta en el centro y en las costuras de los bordes. En el caso de los paquetes más pesados será necesario añadir un extra de cinta, superponiendo verticalmente una a la otra de forma parcial, como se ve a continuación.

Imagen extraída del artículo How to pack and ship internet sales

Consejo 4. Testear el empaquetado

En el momento en el que decidimos con qué empaquetar cada producto (en la parte de Análisis que hemos explicado), puede ser necesario poner a prueba el embalaje. Por ejemplo:

• ¿Puede nuestro paquete abrirse fácilmente con las manos? ¿O con unas tijeras de cocina? Debemos probarlo con un paquete envuelto como lo haríamos para un cliente, e incluso invitar a compañeros, amigos y familiares a que lo prueben, sin llegar a ser demasiado cuidadosos porque muchos clientes no lo serán.
• ¿Puede nuestro paquete dejar traspasar el agua fácilmente? Esto puede probarse poniendo el paquete bajo la ducha durante un tiempo, como si fuera agua de lluvia. La misma prueba pueda hacerse con diferentes materiales de relleno, o con una capa de material impermeable.
• ¿Qué sensación nos da el paquete al llegar a nuestras manos? Si somos objetivos como lo seríamos con un paquete de otra empresa, podremos detectar si el paquete nos da una buena imagen, si lo vemos demasiado grande o demasiado pequeño, si necesita instrucciones para poder manipularlo mejor, etc.
• ¿Llega en buen estado? Si nos enviamos un paquete a nosotros mismos con la empresa de mensajería que vayamos a utilizar nos puede ayudar a saber si llega muy dañado o aplastado, o incluso si el servicio de esa empresa es el que nos esperábamos (rapidez, contacto con el mensajero, etc.)

Consejo 5. Ofrecer una buena experiencia de unboxing

Un vídeo de una persona abriendo el paquete de algo que nos ha comprado colgado en YouTube puede reforzar mucho nuestra imagen de marca. Existen incluso canales en esta red social y en Instagram dedicados sólo a experiencias de unboxing Por eso es recomendable incluir dentro de un paquete una tarjeta personalizada, un obsequio o un cupón de descuento, algo que no nos resultará costoso y nos puede ofrecer muchos beneficios. Además, siempre se puede animar un proceso de apertura de cajas anidadas con una etiqueta diferente en cada nueva caja o haciendo que la etiqueta de envío con los datos del destinatario sea original.

Además, cada vez más existe una conciencia medioambiental que hace que muchos destinatarios se lleven una imagen negativa de nuestra empresa si empleamos demasiadas cajas o materiales que pueden evitarse (como demasiadas cajas en un solo paquete o demasiado plástico), de manera que es importante lograr el equilibrio entre un paquete seguro, un paquete atractivo y un paquete medioambientalmente sostenible.

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Legro es el socio ideal de empresas que requieren un proceso de empaquetado óptimo. No sólo tiene en catálogo soluciones de empaquetado, sinó que te asesorará sobre cómo empaquetar de forma óptima, es decir, rápida, eficiente, ergonómica y lo más económica y mediambientalmente sostenible posible.