Una de las dificultades que se encuentran día a día las empresas que hacen envíos es recibir retornos de paquetes que han llegado a destino en mal estado (con la caja abierta, un líquido derramado, el artículo roto...) Parte de estas dificultades se pueden evitar al embalar productos correctamente. En este post damos algunas claves para hacerlo.
Última modificación: 27 abril 2022
El hecho de que un destinatario reciba productos dañados es un riesgo que todo remitente debe asumir, a pesar de que contrate una compañía de envíos o mensajería con buenas referencias. Pero existen maneras de impedir que esto suceda en la mayor parte de casos, con un correcto embalaje. Además, embalar productos para envío tiene otras funciones, además de proteger su integridad. También forma parte de una gestión eficiente dels stock y de la experiencia del receptor al abrirlo. En este post explicamos cómo embalar productos para envío para asegurar que todo esto se cumple.
Que un paquete llegue a destino en malas condiciones es un mal negocio en diferentes sentidos. No sólo hará perder al remitente el dinero de la mercancía: en el caso de que se trate de una venta, el receptor no sólo puede perder la confianza en el vendedor y no volver a comprarle nada más, sino que puede hablar mal de él y hacerle perder todavía más ventas.
Pero no todo se limita a la integridad de la mercancía. Embalar productos correctamente y de acuerdo con la imagen de marca que se quiere dar (en cuanto al tipo de embalaje, el detalle con el que se lleva a cabo, etc.) es fundamental en la experiencia de compra cuando hablamos de comercio.
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es el material que usaremos para embalar el producto. Para una información exhaustiva sobre esta cuestión se puede consultar nuestro post sobre tipos de packaging. Aquí resumiremos los tipos de material en:
Un poco más adelante ampliamos esta parte, explicando cómo embalar productos según su tamaño, su fragilidad y su forma, entre otros. Aquí apuntaremos brevemente que debemos pensar en todos los lugares y manos por las que pasará nuestro paquete antes de llegar a destino: camiones y furgonetas, almacenes, y si se trata de pedidos internacionales, también aviones o barcos, aduanas, etc. Por eso debemos usar materiales de calidad, que soporten el envío y den una buena imagen de la empresa, especialmente en el más externo, que es el que se manipulará y soportará el almacenaje.
Parece una evidencia, pero aún podemos ver productos pesados llegar en malas condiciones a destino por un embalaje débil: cuanto más pese un producto, más resistente debe ser el material de embalaje, incluyendo la caja y el material de sellado. Los fabricantes suelen especificar el peso que soporta el embalaje. Pueden ser necesarias cajas de cartón corrugado de varias capas. En cambio, usar mucho material para artículos ligeros sólo encarecerá el envío y ofrecerá una deficiente experiencia de unboxing, por lo que un sobre de cartón o de polietileno puede ser suficiente.
El producto a embalar no debe tocar los lados del embalaje externo, ya que debe haber algo de espacio para material de relleno. Por eso, cuando un artículo tiene formas especiales debemos considerar que necesitará probablemente una caja más grande de lo que parece a simple vista. Además, los artículos con extremos afilados deben llevar protección adicional en ellos (por ejemplo, espuma sujeta con cinta adhesiva) para no agujerear las cajas (por ejemplo, el manillar de una bicicleta).
Es obvio que los bienes frágiles y/o de valor elevado requieren amortiguación y protección extra en comparación con el resto. Será necesario etiquetar el paquete como frágil y tal vez usar el método llamado box-in-box, es decir, introducir el producto dentro de una caja más pequeña (un producto que ya lleva un packaging), con material de relleno, dentro de una grande, y rellenar el hueco entre una y otra con más material de amortiguación. Este método se usa tanto para amortiguar golpes como para ocultar el valor de un producto que lleva, por ejemplo, una caja con el logo de la marca, y así evitar robos. En estos casos es recomendable asegurar la mercancía, también.
Aunque vayamos a enviar varios artículos en un sólo envío (imaginemos que somos una parafarmacia y queremos enviar un gel corporal de 20 cm de alto, un pequeño frasco de crema facial y unas pinzas para cejas), lo ideal es que los envolvamos de forma separada antes de ponerlos todos en una sola caja exterior. Especialmente si pueden dañar los unos a los otros, derramarse o verse afectados por la humedad u otras condiciones ambientales, deben ir separados dentro del paquete, envueltos individualmente con bolsas de plástico, con papel o separados en compartimentos dentro de la caja exterior para que no se muevan tanto y, si lo hacen, no se dañen.
Además de envolver por separado los productos de un mismo envío, es necesario usar material de relleno para evitar que reboten dentro de la caja y se dañen durante el trayecto. Hay que pensar que las empresas de reparto cada día gestionan más paquetes, y aunque intenten hacerlo con el máximo cuidado, intentar hacerlo rápido puede provocar que los paquetes se caigan al suelo o se coloquen de forma que puedan ser golpeados por otros.
El material de relleno debe ser suficiente como para que el producto no se mueva dentro del paquete durante el tránsito y cualquier golpe quede amortiguado, pero no debe ser excesivo, dado que esto podría hacer que la caja se abriera antes de llegar a su destino.
La caja exterior debe ser por lo menos 5 o 6 centímetros más grande por todos los lados que el paquete que lleva dentro, para dejar espacio al papel arrugado, el cartón a jirones, los cacahuetes de almidón de maíz o cualquier material que se use para rellenar.
Hemos hablado hasta ahora del embalaje del propio producto y de la caja exterior, que puede incluir varios productos. Es importante no obviar esta caja (o en caso de productos pequeños un sobre de cartón o de polietileno), por un lado, porque ésta permite agrupar productos: enviarlos por separado cuando van al mismo destino sólo debe ser una opción cuando no disponemos de todos los productos cuando se requieren (y aún así, en ocasiones es idóneo avisar al destinatario si quiere recibirlos todos juntos más tarde), ya que es más fácil seguir un envío que varios. Por otro lado, una caja externa, aunque sólo sea para un producto, permite amortiguar mejor los golpes y combatir las inclemencias del tiempo y las contaminaciones porque existe un espacio con el packaging interior.
Hay quienes dedican mucho tiempo y esfuerzo para dar con la caja o el sobre adecuados y se dejan una parte muy importante del embalaje de productos: el material y sistema de sellado. Una cinta de embalaje para sellar una caja no puede ser demasiado fina (como la cinta adhesiva de una oficina) porque no mantendrá el paquete bien sellado. En paquetes más pesados o que serán manipulados con rapidez puede ser incluso necesario usar una cinta reforzada con fibra, cada vez más en uso por empresas de mensajería. No obstante, en el caso de usar sobres, una cinta demasiado ancha puede quedar antiestética, cuando una más fina resulta suficiente (incluso los hay con autosellado).
Hay que evitar en la medida de lo posible materiales como cuerdas, ya que no sólo pueden dañar el paquete sino que pueden quedar trabadas en maquinaria de los operadores logísticos.
En algunos casos puede ser necesario sellar la caja exterior con el método en “H”, es decir, sellando la apertura longitudinal de la caja y también las solapas, para que los paquetes no se abran accidentalmente por allí. En el caso de los paquetes más pesados, puede ser necesario sellar con dos capas de cinta parcialmente superpuestas.
Siempre es mucho más eficiente embalar productos, especialmente si debemos hacerlo con frecuencia, con una estación de embalaje adecuada. No es necesario tener un gran almacén para necesitar un banco de trabajo ergonómico con espacio estratégicamente dedicado a la manipulación del producto, la cinta de embalaje, el papel, el material de relleno, etc., al contrario, cuanto mejor se gestione el espacio, por pequeño que sea, más rentable será la actividad del embalaje. Consúltanos para más información.