Proceso de embalaje: fases y formas de optimizarlo

Cualquier negocio que procese pedidos para su envío sabe que la recogida y proceso de embalaje son su columna vertebral. Es lo que a pequeña escala, podemos imaginar dentro de la actividad de un pequeño taller que vende joyería por internet. Cuando recibe un pedido de alguien que compra una pieza, la recoge del almacén, la empaqueta y la envía (sea mediante la concertación de una recogida con una empresa de mensajería o sea llevándola a una oficina de correos).

Si ese taller crece, y pasa de hacer 2 o 3 envíos al día a hacer decenas y decenas, el proceso se vuelve más complejo: necesitará almacenar un inventario más grande (y gestionarlo informáticamente para controlar las existencias), organizarlo de forma que sea fácil encontrar cada producto, aprovechar cada trayecto al almacén para hacer varias recogidas y empaquetarlas, y finalmente agruparlas y depositarlas en la zona que tenga asignada para que la empresa de mensajería recoja los paquetes para su envío cada día.

¿Por qué el proceso de embalaje es tan importante en un negocio?

El embalaje es el proceso que llevamos a cabo para proteger un producto o mercancía durante su manipulación, su transporte y su almacenamiento desde su producción hasta que llega a la puerta del destinatario final. El embalaje lo protege de diferentes riesgos: mecánicos (vibraciones, colisiones), climáticos (calor, frío, lluvia, humedad), almacenamiento (corrosión, deterioro), manipulación (roces, caídas, apilamientos) e incluso robos y contaminaciones.

Sin embargo, el embalaje también es una seña de identidad de marca: cuando un paquete presenta un embalaje deficiente, aunque el producto o mercancía no llegue dañado a su destino final, puede perjudicar la imagen de la empresa.

¿Cuáles son los pasos básicos de un proceso de embalaje?

El éxito de un proceso de embalaje depende enteramente de la empresa que procesa el pedido. Ésta puede ser la que fabrica el producto, la que lo vende, la que lleva a cabo el almacenamiento o la que se encarga de la logística: a veces pueden coincidir todas ellas en la misma empresa y a veces no. Por ejemplo, una tienda que vende artículos para animales puede tener almacén propio y procesar ella misma los pedidos de los productos que vende, incluyendo la recogida de inventario y el empaquetado hasta su entrega a una empresa de envíos. A veces, incluso, puede llegar a encargarse del propio envío, si le sale rentable disponer de una flota de vehículos que lo haga. Sin embargo, lo habitual es que esta última parte la haga una empresa de mensajería o correos, y es cada vez más corriente que haya empresas que externalizan también la parte del almacenaje y el embalaje: en este caso, los productos se enviarán de la fábrica al almacén de esta empresa, que los almacenará, recibirá los pedidos desde el sistema de la empresa que los vende y se encargará de la recogida, del embalaje e incluso del envío (que a su vez puede subcontratar a una empresa de mensajería o de correos). A cambio, cobrará un precio que suele ser de un fijo según los metros cuadrados que ocupa la mercancía en el almacén y uno variable por unidad procesada.

Sea quien sea quien se ocupe de cada paso, el proceso de embalaje siempre consta de 4 fases, que según el tipo de necesidad de cada negocio se puede subdividir:

Fase 1: Picking

Es la parte que consiste en retirar del inventario un producto o productos y organizarlos para su embalaje. Es una de las actividades más difíciles y laboriosas de todo el proceso, ya que requiere extraer los datos de los pedidos en albaranes, localizar y recoger los productos en los diferentes puntos de un almacén o almacenes (zona, pasillo, estante, palet, etc.). Puede implicar el uso de carros de picking de distinto tipo de complejidad, como veremos más adelante en este post.

Fase 2: Empaquetado

Se trata de una fase del embalaje (que podemos dividir en empaquetado y sellado), que consiste en agrupar, envolver, proteger y conservar uno o varios productos o mercancías para su llegada en buen estado al destinatario final. La metodología y el material de empaquetado depende de la naturaleza de los productos finales: si el producto es frágil se usará papel burbuja u otro material de relleno, si un producto es susceptible de derramarse (por ejemplo, un champú) probablemente se empaquetará por separado de otros que vayan en el mismo pedido y finalmente se usará un embalaje conjunto, si es indispensable que el contenido de un paquete ocupe el mínimo espacio posible quizá se usen tecnologías de vacío, etc.

Fase 3: Sellado

El proceso de sellado es importante para garantizar la seguridad y funcionalidad del paquete hasta el destino final. Un mal sellado puede provocar el fracaso de todo el proceso de embalaje además de dañar el producto. Los paquetes y las cajas se suelen sellar con una cinta adhesiva específica para embalar que permiten un sellado rápido y resistente.

Fase 4: Envío del paquete

La última parte del proceso es el envío, para lo que la empresa que vende el producto o mercancía o la empresa que subcontrata para la logística contrata una empresa de mensajería o el servicio de correos. Éstos ofrecen una etiqueta para imprimir que usarán conjuntamente con el albarán para organizar el transporte y la entrega al destinatario en el domicilio correspondiente.

Algunas formas de optimizar el proceso de embalaje

La clave para un proceso de embalaje rentable es que puedan llevarlo a cabo el mínimo de personas en el mínimo tiempo posible, independientemente del tamaño del almacén o del volumen de pedidos.

Uso de mesas de embalaje

Las mesas de embalaje son fundamentales para la optimización del proceso de embalaje. Permiten que una sola persona pueda hacer varias tareas de forma ergonómica, rápida y con la mayor calidad. Las versiones más simples pueden incluir la mesa, espacio de almacenamiento y soportes para los accesorios más habituales (cinta adhesiva, porta rollos de papel con cuchilla de corte, dispensadores de etiquetas, etc.) Las más complejas pueden incorporar iluminación, lectores de códigos de barras suspendidos, soportes para pantallas e impresoras, clasificadores de carpetas, balanzas, etc.

Mesas aptas para cualquier proceso

Lo ideal es el uso de mesas de trabajo modulares diseñadas a medida para las necesidades de cada tarea, como la línea Silver Line de Legro. No hace falta ser una gran empresa para recurrir a este tipo de soluciones: aunque se disponga de un solo banco de trabajo el proceso de embalaje será mucho más eficiente y lo podrá hacer una sola persona de forma rápida y ergonómica.

Uso de carros para picking

Un carro para picking permite aprovechar los viajes para recolectar los productos que forman un pedido. Pueden ser carros simples, de varios tamaños, con accesorios útiles para consultar los albaranes que detallan los pedidos a procesar en cada viaje, o carros más complejos, que pueden llegar a incluir un sistema informático interconectado y transportar al mismo operario.

Automatización de procesos

Incorporar al embalaje procesos automatizados reducen los costes de personal y de materiales, así como de tiempo. Existe la posibilidad de usar dispensadores automáticos de etiquetas, de cinta y de relleno (papel burbuja, papel reciclado, etc.), sistemas de picking activados por voz, transportadores de rodillos para transportar paquetes de una zona a otra, etc. Éstos se pueden incorporar a las mesas de embalaje, a los carros para picking, etc.

Economización de materiales

Optimizar los materiales de embalaje nos permite eliminar gastos innecesarios, tanto en la cantidad como en el tipo. El objetivo de esta optimización es generar el mínimo de residuos (cartón, cinta adhesiva, material de relleno…), reducir el tiempo y las dimensiones en cada paquete que implica el exceso de embalaje (que a su vez repercute en un menor número de viajes para el reparto) y beneficiar a la marca de la imagen que aporta una correcta política medioambiental. En ese sentido también se puede optar por el uso de materiales reciclados y reciclables, así como biodegradables.

Otras formas de optimización de la logística de los pedidos

Optimización del diseño del almacén y las estrategias de almacenamiento

Una de las pérdidas de tiempo más importante en un almacén es la que se dedica en los pasillos en la búsqueda y traslado de pedidos para su embalaje. Por eso es importante asignar correctamente los productos a cada zona, colocando los más vendidos en la más cercana a los puestos de embalaje, y a una altura idónea para que los operarios puedan alcanzarlos fácilmente. También es útil colocar juntos los productos que se suelen vender juntos.

Este diseño puede cambiar varias veces a lo largo del año según las previsiones de variaciones en la demanda.

Optimiza tu proceso de embalaje con Legro

En Legro ofrecemos sistemas de embalaje eficientes y modulares que permiten rentabilizar al máximo la preparación de pedidos, evitando pérdidas de tiempo y dinero y dotando de ergonomía a los trabajadores. Entre las soluciones de embalaje que podemos ofrecer están mesas de trabajo, carros, sistemas de corte, portarrollos, dispensadores de papel, de etiquetas y de cinta, máquinas de producción de relleno de protección tanto para la industria como para el comercio mayorista y minorista.